紙マニフェストを紛失！適切な保管方法とは？

産業廃棄物を取り扱っている会社にとって、マニフェストは自社が扱う産業廃棄物が適切に処理されていることを確認する大切な書類です。マニフェストは最低で5年間の保管義務がありますが、紙のマニフェストはどうしても紛失するリスクがあります。

この記事では、マニフェストを紛失しないための方法や万が一紛失してしまった場合の対処方法を紹介します。

マニフェストを紛失した場合の対処法とは

マニフェスト伝票は、A～E票まで7枚綴りとなっている伝票です。A票は交付から5年間、B2票・D票・E票は返送があってから5年間保管することが義務づけられています。

この章では、紙のマニフェストを紛失した場合の対処法を解説します。

廃棄物処理法第12条の3において、「事業者は、その産業廃棄物の引渡しと同時に産業廃棄物管理票を交付しなければならない」と定められています。

この法律を鑑みて考えると、安易にマニフェストを再発行することはできません。

マニフェストは産業廃棄物を廃棄処分する際、業者に引き渡しと同時に交付するものです。そのため、安易に再発行すると1回の産業廃棄物処理に対し2通のマニフェスト伝票が存在することになってしまいます。

こうなると「実際に依頼した処理内容と異なる内容のマニフェストを交付した」と疑われ、虚偽記載と判断されてしまう可能性もあります。

出典：廃棄物の処理及び清掃に関する法律｜e-GOV法令検索

マニフェスト、A票・B票（1･2）C票（1･2）D票・E票の7枚複写になっています。この7枚のうち、排出事業者（産業廃棄物の処理を委託した業者）がA票・B2票・D票・E票を保管し、廃棄物を運搬する業者はC2票、中間処理業者・最終処分業者はC1票を保管します。

つまり、排出業者が自分で保管している伝票を紛失した場合、以下の表のように運搬業者や中間処理業者が保管している伝票をコピーしてもらうことで代用が可能です。

つまり、マニフェスト伝票を発行した会社がそれを紛失した場合、処分を依頼した業者の控えをコピーすれば代用できますが、記載に不備があればコピーの伝票は無になります。

紛失しないように注意するのはもちろんのこと、最初に記載する項目にも不備がないことが大切です。

前述のとおり、廃棄物の処理及び清掃に関する法律により、5年間の保管義務があります。A票は交付した日から5年間、B票以下は処理を依頼した会社から返却された日から5年間保管しなければなりません。A票は最初から手元にあるので管理さえしっかりしていれば、失くしにくいでしょう。

しかし、B票以下処理を依頼した会社から返送されるのを待つ必要があります。日々の業務を行っているうちに、管理がおろそかになってしまうこともあるでしょう。マニフェスト伝票を紛失したまま放置しておくと、保管義務違反で6か月以下の懲役または50万円以下の罰金に課せられる可能性があります。

マニフェスト伝票を発行する際は、処理を依頼する会社に「いつまでに返送してください」と取り決めをするなど、管理をしっかりとしておくことが大切です。

なお、B2票・D票は交付の日から90日以内、E票は交付の日から180日以内に返送することが義務づけられています。

マニフェストを紛失してしまうと、産業廃棄物処理を依頼した会社へ伝票の写しのコピーをしてもらわなければなりません。このため、紙のマニフェスト伝票を発行した場合は管理体制をしっかりすることが大切です。

例えば発行したら、A票は即座にファイリングを行い、返却が必要なB2票・D票・E票は返送され次第A票とまとめてファイリングするなど、管理方法をマニュアル化して従業員全員で共有することをおすすめします。そうすれば、返送されてきたマニフェスト伝票が他の書類に紛れてしまうこともないでしょう。

マニフェスト伝票は複数の業者とやり取りが必要であり、たくさん発行するほど保管も手間です。そのため、現在は排出事業者・運搬業者・中間（最終）処理業者が示し合わせてマニフェスト伝票を電子化する動きも増えています。

電子伝票ならば、排出業者は保管が簡単になり、運搬業者や処理業者は郵送でマニフェストを返送する手間も省けます。

これから、マニフェスト伝票を取り扱う場合は、ぜひ電子化も検討してみてください。

産業廃棄物の処理に必要な、マニフェスト伝票はしっかりと管理しておくことが重要です。毎月何枚もマニフェスト伝票を発行する場合は、電子化も検討してみましょう。

また、産業廃棄物にしかならないと思っているものでも有価物の場合があります。

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